Booking the right entertainment for your event

Un paio di giorni fa, ero in spiaggia con un amico gustandomi un gelato, quando mi arriva una telefonata da un collega event-planner che mi chiedeva aiuto. Cercai di capire di cosa avesse bisogno e mi spiegò che stava organizzando una fiera (aperta al pubblico), e che semplicemente aveva dimenticato di programmare un qualsiasi tipo di intrattenimento. Per dirla tutta, aveva addirittura dimenticato di noleggiare un adeguato sistema audio!
Quando chiesi quando la fiera dovesse iniziare, aggiunse: “E’ già iniziata stamattina, e sto ricevendo molte lamentele da tutti gli standisti! Qualcuno mi ha anche minacciato di andare via se non fossi riuscito a risolvere il problema entro breve!”

Lascio a voi tirare le vostre conclusioni su questo specifico evento, ma sono sempre sconvolto da quante volte noto che il valore dell’intrattenimento è sottovalutato pure dagli addetti al settore!

Essendo un potente mezzo di comunicazione, ciascun evento deve essere coerente in ciascuna delle sue parti. Quindi, l’intrattenimento, se appropriato, dovrebbe essere una parte integrante della progettazione sin dalle primissime battute.
In particolare, gli eventi aziendali sono estremamente importanti per curare i rapporti con dipendenti e clienti. E molte persone temono che questi eventi li costringano per ore in sale dedicate ai meeting, facendogli sprecare il proprio tempo con persone di cui non gli interessa nulla. Creare eventi motivazionali e d’ispirazione non è facile, e un evento noioso è di sicuro l’ultima cosa che volete per i vostri ospiti.

Lo so: scegliere l’intrattenimento giusto per il vostro evento non è un compito facile.
Volete che sia memorabile.
Volete che rispetti il vostro budget.
E non volete che vi causi nessuna preoccupazione.

I miei suggerimenti?
Siate coerenti: la forma d’intrattenimento prescelta deve essere adatta al tema dell’evento o anche semplicemente al tema della serata. Qualsiasi cosa che contrasti con il tema dell’evento sarà percepita come inappropriata e, inoltre, potrebbe deviare l’attenzione dal tema principale.
Scegliete forme d’intrattenimento appropriate ai vostri convenuti: non ogni tipo d’intrattenimento è adatto a ogni pubblico. Qualcosa che potrebbe essere adatto a un piccolo gruppo di anziani manager non andrebbe bene per i vostri 100 migliori dipendenti. L’età, il sesso, lo status, il lavoro, il numero di partecipanti e il numero di ore a disposizione inevitabilmente dovrà influire nella vostra scelta.
Siate unici: non siate ovvi e sorprendete I vostri ospiti! In questo caso, l’opzione migliore è quella di rivolgervi a società specializzate che potranno proporvi qualcosa di unico e appropriato. Vi offriranno proposte personalizzate alle quali probabilmente non avreste mai pensato.
Come disse Ferran Adrià (chef dell’El Bulli, il più famoso ristorante al mondo, già completamento prenotato per i prossimi 3 anni): “Se ascolti i clienti, quello che ti diranno di volere sarà basato su ciò che già conoscono. Se mi piace una buona bistecca, tu potrai servirmela, e sicuramente mi piacerà. Ma non sarà mai una esperienza da una-volta-nella-vita. Per creare queste esperienze, non si può quasi mai ascoltare il cliente”.
Pianificate in anticipo: non parliamo soltanto di una questione di costi, ma anche di disponibilità. Prima saprete di cosa avete bisogno, più sarà facile trovare la scelta perfetta!

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A few days ago, I was on a beach enjoying an ice-cream with a friend, when an event-planner phoned me and asked to give him some help. I asked what he needed and he explained that he was organizing a trade-fair (open to the public), and that he simply forgot to plan any kind of entertainment. In fact, he also forgot all the sound services!
When I asked when the fair was meant to start, he simply stated: “It already started this morning, and I’m receiving a lot of complaints from all the exhibitors! Someone also said me he’s gonna leaving if I don’t fix this!”

I’ll leave you draw your own conclusions on this specific happening, but I’m always astonished by how many times I see that the value of entertainment is underestimated even by professionals!

As a strong communication tool, any event has to be consistent in every and each of his parts. As such, entertainment, if appropriate, should be an integral part of your event planning.
In particular, corporate events are extremely important to hold onto current employees and customers. However, many people feel they may be stuck in meeting rooms all day, wasting their time with people they don’t care of. Creating events that are inspiring and motivational is not easy, and a boring event is the last thing you want for your guests.

I know: booking the right entertainment for your event is an hard job.
You want it to really be memorable.
You want it on a tight budget.
And you don’t want to get worried by it.

My suggestions?
Be consistent: the chosen entertainment have to be fitting with the main theme of the event or simply with the theme of the night. Anything that clashes with the theme will instead be perceived as inappropriate and, moreover, may drive the attention away from your main topic.
Choose audience-appropriate entertainment: not every entertainment fits any audience. Something that would be appropriate for a little group of old-aged managers will not fit your best 100 employees. Age, sex, status, job, number of participants and hours available will strongly affect your choices!
Be unique: don’t be obvious and surprise your guests! Your best options is to ask professional companies to help you getting something unique yet appropriate. They will offer you custom-made proposal you would have never thought of!
As Ferran Adrià (chef at El Bulli, the most famous restaurant in the world, already fully reserved for the next 3 years) said: “If you listen to customers, what they tell you they want will be based on something they already know. If I like a good steak, you can serve that to me, and I’ll enjoy it. But it will never be a once-in-a-lifetime experience. To create those experiences, you almost can’t listen to the customer.”
Plan ahead: we are not just talking about affordability, but availability. The sooner you know what you need, the more likely that you will be able to find the perfect fit.